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I canali attraverso cui riceviamo le informazioni continuano a moltiplicarsi: riunioni, incontri, telefono, fax, email ed instant messenger.

A seconda dell'informazione da comunicare, in azienda ho introdotto la matrice di Covey Importanza-Urgenza per scegliere lo strumento più adatto.

Ad esempio: lo schema qui a fianco mostra che se l'informazione è importante e non urgente (campo giallo) scegliamo di utilizzare l'email.
Se invece l'informazione è importante ed urgente (campo rosso) utilizziamo l'incontro, la telefonata o l'email con priorità alta (!). Se l'informazione è non importante (urgente o non urgente, campi bianco e azzurro) usiamo l'instant messenger.

Condividere questi criteri ci ha permesso di ridurre le telefonate interne ed aumentare l'efficienza; inoltre il ricevente sa già quale attenzione prestare al messaggio in arrivo, a seconda del mezzo di comunicazione utilizzato.