Come (e quando) utilizzare telefono ed email in azienda
sabato 13 dicembre 2008


I canali attraverso cui riceviamo le informazioni continuano a moltiplicarsi: riunioni, incontri, telefono, fax, email ed instant messenger.
A seconda dell'informazione da comunicare, in azienda ho introdotto la matrice di Covey Importanza-Urgenza per scegliere lo strumento più adatto.
Ad esempio: lo schema qui a fianco mostra che se l'informazione è importante e non urgente (campo giallo) scegliamo di utilizzare l'email.
Se invece l'informazione è importante ed urgente (campo rosso) utilizziamo l'incontro, la telefonata o l'email con priorità alta (!). Se l'informazione è non importante (urgente o non urgente, campi bianco e azzurro) usiamo l'instant messenger.
Condividere questi criteri ci ha permesso di ridurre le telefonate interne ed aumentare l'efficienza; inoltre il ricevente sa già quale attenzione prestare al messaggio in arrivo, a seconda del mezzo di comunicazione utilizzato.

Pubblicato daAndrea D alle 15:51  

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2 commenti:

Luigi Mengato ha detto... 15 dicembre 2008 alle ore 10:07  

Ciao Andrea,
vorrei sottolineare e valorizzare il "condividere" con cui inizi l'ultima frase. Il grande valore di queste azioni (a mio avviso) consiste nel coinvolgere le persone nell'analisi e nelle decisioni. Il gruppo si sente artefice delle scelte, le condivide e conseguentemente le persegue.
Tutt'altra cosa sarebbe l'imposizione di una regola "top-down".

Unknown ha detto... 29 dicembre 2015 alle ore 10:46  

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